Khái niệm giấy đi đường và một số kiến thức bạn cần biết

351 Lượt xem

 Giấy đi đường là một trong những loại giấy tờ cần thiết trong xã hội hiện nay. Vậy giấy đi đường là gì? Có những điều gì cần lưu ý về giấy đi đường? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

1. Bạn có biết giấy đi đường là gì?

 Nhiều người hiện nay khi nghe đến thuật ngữ này đều không khỏi ngạc nhiên vì không biết thực chất đây là loại giấy tờ gì? Vậy khái niệm về giấy đi đường là gì? Một cách đơn giản có thể hiểu giấy đi đường là một loại văn bản dùng làm căn cứ để người lao động hay cán bộ công nhân viên chức làm một số thủ tục khi đến địa điểm công tác nhất định. Đồng thời, giấy đi đường cũng là một yếu tố quan trọng và cần thiết để người lao động hay cán bộ công nhân viên chức sử dụng để làm căn cứ và cơ sở nhằm thanh toán khoản tài chính được cho là phí công tác sau khi đã hoàn thành quá trình công tác đó.

bạn có biết giấy đi đường là gì

2. Chức năng và vai trò của giấy đi đường

 Như đã nói ở trên, chúng ta đã biết khái niệm về giấy đi đường, tuy nhiên chức năng và vai trò của loại giấy này cụ thể là gì? Cùng tìm hiểu tiếp nhé!

2.1. Chức năng của giấy đi đường

 Thường thì đối với người lao động, cán bộ nhà nước hay những người làm từ cấp quản lý, trưởng phòng trở lên ở một doanh nghiệp tư nhân đều không thể không tránh khỏi việc được đơn vị nơi làm việc thường xuyên cử đi công tác. Công tác có thể bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài. Thời gian công tác có thể dài hoặc ngắn còn tùy thuộc vào vị trí, địa điểm công tác cũng như tính chất công việc người lao động đã được giao. Mặc dù có thể có nhiều mức độ khác nhau của việc đi công tác, tuy nhiên bất cứ người lao động nào khi tiến hành một chuyến đi công tác cũng cần có một khoản chi phí công tác, hay còn được gọi chung là công tác phí.

 Chi phí công tác hay công tác phí là những khoản chi phí do người lao động sử dụng trong các vấn đề như phí di chuyển, phí chỗ ở, phí ăn uống, sinh hoạt, phí giao lưu với quan hệ đối tác (có thể bao gồm chi phí tổ chức tiệc, ăn uống với các đối tác trong giới hạn phục vụ cho công việc),... Khoản chi phí công tác này không phải do người lao động chi trả mà là do tổ chức, doanh nghiệp hay công ty đơn vị phụ trách người lao động đó đứng ra đại diện thanh toán. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ đi công tác thành công, trở về công ty hay doanh nghiệp, tổ chức để làm việc, người lao động mới được thanh toán khaonr chi phí này. Thủ tục thanh toán khoản tài chính này bao gồm cả việc người lao động có giấy đi đường hay không? Vì chỉ có giấy đi đường thì người lao động mới nhận được khoản thanh toán. Trong trường hợp, người lao động cần ứng trước khoản tài chính phục vụ cho chuyến đi công tác này thì cũng bắt buộc phải xuất trình giấy đi đường và các thủ tục, giấy tờ cần thiệt khác.

chức năng và vai trò của giấy đi đường

 Tóm lại, giấy đi đường có chức năng làm công cụ trực tiếp trong việc thanh toán công tác phí cho người lao động.

2.2. Vai trò của giấy đi đường

 Không thể phủ nhận giấy đi đường là một loại văn bản, giấy tờ có vai trò rất quan trọng trong quá trình công tác của một người. Nó được xem như là một loại văn bản có tính hợp pháp, là điều kiện để người lao động có thể đề nghị và yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp, công ty hay một đơn vị nào đó phải thực hiện thanh toán khoản tài chính được xem là chi phí cho chuyến đi công tác.

 Thử hỏi xem, trong trường hợp bạn là người lao động được cử đi công tác trong vòng 1 tuần lễ, với các khoản chỉ phí đi lại, di chuyển cũng như các khoản chi phí ăn uống, sử dụng dịch vụ, tiếp khách, phí thuê khách sạn, nhà nghỉ khoảng hơn 10 triệu đồng. Sau đó trở về cơ quan để yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán công tác phí cho mình nhưng khi yêu cầu xuất trình giấy đi đường, bạn lại không có thì xem như bạn mất luôn khoản tiền này rồi. Chính vì vậy, trong các thủ tục để thanh toán công tác phí, chúng ta có thể nhận ra giấy đi đường có một vai trò vô cùng quan trọng mà người lao động nhất định không được bỏ qua.

3. Một số câu hỏi liên quan đến giấy đi đường

 Hiện nay, một số người lao động mặc dù biết về giấy đi đường nhưng vì mỗi người có mỗi tính chất công việc khác nhau cũng như quá trình đi công tác là không giống nhau. Chính vì vậy, một bộ phận lớn người lao động còn haong mang và mơ hồ trong vấn đề liên quan đến giấy đi đường. Dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi xung quanh vấn đề này mà chúng tôi sẽ thay bạn giải đáp.

3.1. Giấy đi đường có bắt buộc không?

 Câu hỏi đầu tiên trong các vấn đề liên quan đến giấy đi đường, đó là việc có cần bắt buộc phải làm loại giấy tờ này khi đi công tác hay không?

 Như đã phân tích ở trên, giấy đi đường là một trong những thủ tục cần thiết để một người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp, tổ chức thanh toán công tác phí. Hơn nữa, bất kể sau khi công tác xong hay ứng chi phí trước khi đi công tác thì người lao động cũng cần dự đoán khoản chi phí được kê khai rõ ràng trong giấy đi đường thì doanh nghiệp, tổ chức mới cho ứng.

 Trong trường hợp đi công tác ở quốc tế, nghĩa là việc người lao động phải ra nước ngoài thì các thủ tục để nhận khoản thanh toán công tác phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải bao gồm nhiều loại giấy tờ, quyết định quan trọng, trong đó bắt buộc phải có giấy đi đường. Như vậy, đối với vấn đề này, câu trả lời cho bạn đó là giấy đi đường là một loại giấy tờ bắt buộc phải có trong việc làm thủ tục nhận công tác phí, ứng công tác phí cả trong hai trường hợp công tác trong nước hay công tác nước ngoài.

giấy đi đường có bắt buộc không

 Giấy đi đường chỉ không bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp đã khoán cho người lao động một khoản công tác phí. Tuy nhiên, để thanh toán khoản tài chính này, bạn cũng cần phải có những hóa đơn, chứng từ về việc đi lại, ăn ở và các phí bạn sử dụng khác để  phục vụ trong quá trình công tác.

3.2. Cách viết giấy đi đường như thế nào?

 Nhiều người lao động hiện nay được doanh nghiệp cử đi công tác vẫn không biết cách viết loại giấy này. Để không làm bạn phải xảy ra sai sót, chúng tôi xin hướng dẫn cách viết giấy đi đường theo các bước như sau:

 Sau khi người lao động nhận được quyết định cử đi công tác từ đơn vị, doanh nghiệp hay tổ chức nào đó, thì giấy đi đường sẽ do bộ phận hành chính làm thủ tục, nhiệm vụ của người lao động là điền các thông tin vào giấy đi đường theo quy định như sau:

cách viết giấy đi đường

- Phần A: người lao động điền thông tin về địa điểm đi công tác và địa điểm đến công tác.

+ Cột thứ nhất: người lao động điền rõ thông tin về thời gian bắt đầu đi công tác và thời gian đến công tác. (cần xác nhận từ người có thẩm quyền tại nơi nhận công tác, bao gồm cả chữ ký và đóng dấu)

+ Cột thứ hai: Người lao động điền rõ thông tin về  phương tiện di chuyển khi sử dụng đi công tác. Nếu đi phương tiện thuộc cơ quan hay doanh nghiệp thì phải ghi rõ ra, cũng như nếu đi máy bay, tàu lửa, xe khách,...

+ Cột thứ ba: người lao động điền rõ thông tin về số ngày công tác, nghĩa là thời hạn công tác. Ví dụ: số ngày công tác: 7 ngày.

+ Cộ thứ bốn: người lao động ghi rõ lý do lưu trú khi đi công tác. Chẳng hạn, lý do lưu trú: công tác theo yêu cầu,...

- Cột B: đây là cột mà người lao động cần có nhiệm vụ liên hệ vời người có trách nhiệm cũng như có thẩm quyền nơi người lao động đến công tác để lấy xác nhận, bao gồm cả việc đóng dấu và xin chữ ký.

- Giấy đi đường sau khi được người lao động hoàn thành sẽ kèm theo các loại thủ thục khác như hóa đơn, chứng từ đi lại, ăn ở, sinh hoạt, tiếp khách,... xuất trình lại cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp, đơn vị để yêu cầu cấp chi phí công tác.

3.3. Cách tải mẫu giấy đi đường mới nhất

 Mặc dù nhận thức được vấn đề quan trọng là bắt buộc phải làm giấy đi đường khi yêu cầu thanh toán công tác phí, tuy nhiên hiện nay không ít người lao động vẫn còn nhầm lẫn với nhiều mẫu giấy đi đường được phát hành tràn lan trên mạng internet. Dẫn đến trường hợp làm giấy đi đường không đúng mẫu quy định, phải làm đi làm lại, rất mất thời gian và công sức của người lao động.

 Hiện nay, mẫu giấy đi đường chuẩn nhất là mẫu giấy đi đường do cơ quan Chính phủ là Bộ Tài Chính ban hành kèm theo Thông tư 107 (ngày 10-10-2017). Người lao động có thể tải mẫu giấy tờ này tại các trang mạng cung cấp uy tín hoặc có thể truy cập trực tiếp lên website chính thống của Bộ Tài chính, vào mục tải văn bản, biểu mẫu, tìm theo từ khóa giấy đi đường là có thể tải về.

4. Quy định về vấn đề thanh toán công tác phí

 Như đã nói ở trên, công tác phí hay chi phí công tác là khoản tài chính do doanh nghiệp, tổ chức, công ty thanh toán cho người lao động khi yêu cầu họ đi công tác, các khoản thanh toán bao gồm các chi phí về phương tiện di chuyển, chi phí khách sản, nhà nghỉ, chí phí ăn uống, sinh hoạt và một số chi phí khác do người lao động sử dụng để phục vụ cho chuyến đi công tác, nằm trong phạm vị công việc. Người lao động muốn thanh toán công tác phí sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ công tác thì phải cần hoàn thiện các thủ tục cụ thể như sau:

quy định về vấn đề thanh toán công tác phí

- Thứ nhất, văn bản quyết định của doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm tên của người lao động được cử đi, nội dung công tác, điểm đến công tác, thời gain công tác và phương tiện công tác).

- Thứ hai, giấy đi đường đã được người lao động lấy xác nhận từ người có trách nhiệm, thẩm quyền tại điểm đến công tác (bao gồm đóng dấu và chữ ký).

- Thứ ba, tổng hợp các giấy hóa đơn, chứng từ được người lao động sử dụng và thu thập trong quá trình thực hiện công tác. Đó có thể là các loại hóa đơn như hóa đơn thanh toán nhà nghỉ, khách sạn, hóa đơn thanh toán vé máy bay, tàu lửa, hóa đơn ăn uống tại nhà hàng,...

- Thứ tư, quy định tài chính theo nội bộ của doanh nghiệp: chỉ trong trường hợp doanh nghiệp khoán chi phí công tác cho người lao động, trong đó phải điền rõ thông tin về mức tiền khoán và điều kiện khoán.

 Như vậy, có thể khẳng định rằng trong tất cả các thủ tục để người lao động xin cấp hoặc xin ứng công tác phí thì giấy đi đường là một trong những điều kiện mang tính bắt buộc. Chính vì thế, thông qua bài viết này, hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về giấy đi đường cũng như những vấn đề liên quan đến thủ tục thanh toán công tác phí.

mau-giay-di-duong.docx